总 则
第一条 为进一步加强学院党政公文运转的规范化、制度化和科学化建设，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及《湖北省人民政府办公厅公文运转规则》等规定，结合学院实际，制订本规定。
第二条 学校公文运转的管理工作由党政办公室具体负责，各职能处室应相互协调、密切配合，切实做到公文处理注重实效、少而精、及时、准确、安排、保密。
第三条 公文运转过程主要包括公文的接收、批办、传批、承办、催办、拟稿、审核、签发、复核、印刷、用印和归档、销毁等。
公文接收与办理
第四条 党政办公室负责接收上级部门和外单位发送给学校的文件、信函等。
第五条 各职能处室收到上级机关来文，应立即送交办公室，由办公室按规定办理。
第六条 办公室收到文件、信函等，凡收件人署领导同志个人姓名的，送领导同志拆封。
第七条 院直各单位的请示、报告等应先交党政办公室登记，统一办理，不得直接送院领导。
第八条 办公室收到各方面来文，登记后贴上收文处理笺，办公室主任批办，然后根据主任拟办情况，送有关院领导阅批。
第九条 文件经院领导批示后，办公室根据批示送有关部门阅办或阅知。原则上先送主办单位，后送协办和阅知单位。对需要办理的文件要做好登记，并及时催办。对紧急公文应提出办理时限。
第十条 各单位收到办公室送来的文件应按照文件处理的时间要求，及时办理，急件急办。对拖而不办，办而不力，贻误工作造成损失的，要追究承办单位负责人和承办人的责任。
第十一条 院领导外、收文的传阅一般在办公室进行，阅文者接到通知后及时到办公室阅文，并签署意见、姓名。所有文件的传阅、借阅应办理相应手续。
公文种类与格式
第十二条 我院常用的公文有：决定、通告、通知、通报、简报、请示、报告、批复、函、会议纪要等。
第十三条 上述文种规定的适用范围是：
决定：适用于对重大事项、重大活动作出安排。
通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部等。
通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或重要情况。
报告：适用于上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
请示：适用于向上级机关请示批示、批准。
批复：适用于答复下级机关的请示事项。
函：适用于不相隶属单位之间相关商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
公文起草与审核
第十四条 公文一般由文头、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、发文时间等组成。
第十五条 公文成文日期：一般行文成文日期以领导人签发日期为准；联合行文、主办单位排列在前；成文日期以最后签发的日期为准；会议通过的文件，以通过的具体日期为准；法规性文件的成文日期与施文日期一致的，不另行注明施行日期，不一致时，同时注明施行日期。
印章：除“会议纪要”、“简报”、“记录”和翻印的文件外，公文应当加盖印章，聘书一般加盖领导人的签名章。用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。
第十六条 上级来文需要办理并行文的，由承办职能部门起草；学校请示或报告上级部门的文件、下发有关党政规章制度或其它规范性文件，应由相应职能部门起草；涉及两个以上职能部门的，由牵头部门起草，其他部门会签；综合性或全面性的文件，由党政办公室起草。
第十七条 起草文稿应注意做到以下几点：
1、符合国家的法律、法规和方针、政策以及学院有关规定。
2、情况真实，观点明确，条理清楚，文字精练，篇幅力求简洁。
3、人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；必须使用法定计量单位；文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；数字应统一字体；日期应当写具体年、月、日。
4、文稿一律用钢笔书写，并限定使用蓝黑和碳素墨水，字迹工整，稿面整洁。
第十八条 各职能部门起草的文稿，拟稿人应签名，部门负责人须审查并签名。若内容涉及其它部门，应征求相关部门意见，形成文稿后，相关部门应会签。
第十九条 各职能部门起草的文稿，如需以学校党委或行政文件发文的，须先送党政办公室审核。办公室审核无误后，送主管领导签发。
审核的主要内容：
1、是否与国家的法律、法规和方针政策及有关规定相矛盾；
2、是否征求了相关部门的意见；
3、内容是否真实，文字表达是否准确、得当；
4、文种及格式是否正确。
公文的签发
第二十条 党政办根据文稿内容送有关院领导签发。公文签发权限如下：
1、以党委文件下发的规章制度或决定，必须由党委书记签发；以学院行政文件下发的规章制度或决定由院长签发。
2、以党委文件或行政文件向上级部门请示、报告，须经分管副书记或副院长审核后，报书记或院长签发。
3、以学院名义致函相隶属单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准的，报分管副书记或副院长签发；其中重大问题报书记或院长签发。
4、以党委办公室和院长办公室名义下发的文件，由办公室主任签发；文中如写有“经党委会同意”或“院长办公会同意”，应报分管院领导签发。
5、“党委会会议纪要”和“院长办公会会议纪要”，须由书记或校长签发。“专题会议纪要”，须经相关部门会签，由分管院领导或主持会议院领导签发。
公文编号
第二十一条 以学院党委和行政名义上报、下发的文件，在领导签发之后方可编号，公文编号由党政办公室统一管理。
公文的校对与印制
第二十二条 公文经院领导签发后，由文秘科编号后送文印室打印。
第二十三条 文秘科根据文件的轻重缓急，安排打印顺序，各部门不得自行将文件或有关材料，送文印室打印。文件承办部门对文件打印时间有要求的，应及时通知党政办公室文秘科。
第二十四条 严禁各部门和个人复印“三密”文件，若需复印，须经党政办公室主任批准。复印的“三密”文件要按原件保密要求保管，并按时交回。
第二十五条 文印室负责学校党委、行政上报、下发文件以及有关材料的打印、复印、打印非职责范围的材料须经党政办公室主任批准，并参照有关标准收取费用，补充打印费的不足。
第二十六条 公文打印出清样后，由文件拟稿部门（承办部门）负责校对。校对文件应认真仔细，按校对标准予以校正。
第二十七条 文印室根据校对文稿对文件予以修正后，通知校对人员再校对一遍，确认无误后，方可印制。
公文管理与归档
第二十八条 公文印制后，送行政科盖印寄发或发放。
第二十九条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，有关人员要注意做好保密工作，确保党和国家秘密的安全。
第三十条 公文办毕后，公文的底稿、正文及相关的背景材料，由文秘科安排人员负责管理，按时将公文以及相关材料立卷归档。
附 则
第三十一条 本规定解释权属党政办公室。
第三十二条 凡学院以前颁布的与本规定不一致的，以本规定为准。