湖北师范学院公文处理规定

发布者:党政办发布时间:2010-11-01浏览次数:2245

 
 
第一条  为进一步加强学院党政公文运转的规范化、制度化和科学化建设,根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及《湖北省人民政府办公厅公文运转规则》等规定,结合学院实际,制订本规定。
 
第二条  学校公文运转的管理工作由党政办公室具体负责,各职能处室应相互协调、密切配合,切实做到公文处理注重实效、少而精、及时、准确、安排、保密。
 
第三条   公文运转过程主要包括公文的接收、批办、传批、承办、催办、拟稿、审核、签发、复核、印刷、用印和归档、销毁等。
 
公文接收与办理
 
第四条  党政办公室负责接收上级部门和外单位发送给学校的文件、信函等。
 
第五条  各职能处室收到上级机关来文,应立即送交办公室,由办公室按规定办理。
 
第六条  办公室收到文件、信函等,凡收件人署领导同志个人姓名的,送领导同志拆封。
 
第七条  院直各单位的请示、报告等应先交党政办公室登记,统一办理,不得直接送院领导。
 
第八条  办公室收到各方面来文,登记后贴上收文处理笺,办公室主任批办,然后根据主任拟办情况,送有关院领导阅批。
 
第九条  文件经院领导批示后,办公室根据批示送有关部门阅办或阅知。原则上先送主办单位,后送协办和阅知单位。对需要办理的文件要做好登记,并及时催办。对紧急公文应提出办理时限。
 
第十条  各单位收到办公室送来的文件应按照文件处理的时间要求,及时办理,急件急办。对拖而不办,办而不力,贻误工作造成损失的,要追究承办单位负责人和承办人的责任。
 
第十一条    院领导外、收文的传阅一般在办公室进行,阅文者接到通知后及时到办公室阅文,并签署意见、姓名。所有文件的传阅、借阅应办理相应手续。
 
公文种类与格式
 
第十二条   我院常用的公文有:决定、通告、通知、通报、简报、请示、报告、批复、函、会议纪要等。
 
第十三条  上述文种规定的适用范围是:
 
决定:适用于对重大事项、重大活动作出安排。
 
通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
 
通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项;任免和聘用干部等。
 
通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或重要情况。
 
报告:适用于上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。
 
请示:适用于向上级机关请示批示、批准。
 
批复:适用于答复下级机关的请示事项。
 
函:适用于不相隶属单位之间相关商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
 
会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项。
 
公文起草与审核
 
第十四条    公文一般由文头、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、发文时间等组成。
 
第十五条   公文成文日期:一般行文成文日期以领导人签发日期为准;联合行文、主办单位排列在前;成文日期以最后签发的日期为准;会议通过的文件,以通过的具体日期为准;法规性文件的成文日期与施文日期一致的,不另行注明施行日期,不一致时,同时注明施行日期。
 
印章:除“会议纪要”、“简报”、“记录”和翻印的文件外,公文应当加盖印章,聘书一般加盖领导人的签名章。用印应端正、清晰,上不压正文,下压成文日期。
 
第十六条   上级来文需要办理并行文的,由承办职能部门起草;学校请示或报告上级部门的文件、下发有关党政规章制度或其它规范性文件,应由相应职能部门起草;涉及两个以上职能部门的,由牵头部门起草,其他部门会签;综合性或全面性的文件,由党政办公室起草。 
 
第十七条   起草文稿应注意做到以下几点:
 
1、符合国家的法律、法规和方针、政策以及学院有关规定。
 
2、情况真实,观点明确,条理清楚,文字精练,篇幅力求简洁。
 
3、人名、地名、数字、引文准确;引用公文应当先引标题,后引发文字号;必须使用法定计量单位;文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称;数字应统一字体;日期应当写具体年、月、日。
 
4、文稿一律用钢笔书写,并限定使用蓝黑和碳素墨水,字迹工整,稿面整洁。
 
第十八条  各职能部门起草的文稿,拟稿人应签名,部门负责人须审查并签名。若内容涉及其它部门,应征求相关部门意见,形成文稿后,相关部门应会签。
 
第十九条   各职能部门起草的文稿,如需以学校党委或行政文件发文的,须先送党政办公室审核。办公室审核无误后,送主管领导签发。
 
审核的主要内容:
 
1、是否与国家的法律、法规和方针政策及有关规定相矛盾;
 
2、是否征求了相关部门的意见;
 
3、内容是否真实,文字表达是否准确、得当;
 
4、文种及格式是否正确。
 
公文的签发
 
第二十条  党政办根据文稿内容送有关院领导签发。公文签发权限如下:
 
1、以党委文件下发的规章制度或决定,必须由党委书记签发;以学院行政文件下发的规章制度或决定由院长签发。
 
2、以党委文件或行政文件向上级部门请示、报告,须经分管副书记或副院长审核后,报书记或院长签发。
 
3、以学院名义致函相隶属单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准的,报分管副书记或副院长签发;其中重大问题报书记或院长签发。
 
4、以党委办公室和院长办公室名义下发的文件,由办公室主任签发;文中如写有“经党委会同意”或“院长办公会同意”,应报分管院领导签发。
 
5、“党委会会议纪要”和“院长办公会会议纪要”,须由书记或校长签发。“专题会议纪要”,须经相关部门会签,由分管院领导或主持会议院领导签发。
 
公文编号
 
第二十一条  以学院党委和行政名义上报、下发的文件,在领导签发之后方可编号,公文编号由党政办公室统一管理。
 
公文的校对与印制
 
第二十二条  公文经院领导签发后,由文秘科编号后送文印室打印。
 
第二十三条  文秘科根据文件的轻重缓急,安排打印顺序,各部门不得自行将文件或有关材料,送文印室打印。文件承办部门对文件打印时间有要求的,应及时通知党政办公室文秘科。
 
第二十四条  严禁各部门和个人复印“三密”文件,若需复印,须经党政办公室主任批准。复印的“三密”文件要按原件保密要求保管,并按时交回。
 
第二十五条  文印室负责学校党委、行政上报、下发文件以及有关材料的打印、复印、打印非职责范围的材料须经党政办公室主任批准,并参照有关标准收取费用,补充打印费的不足。
 
第二十六条  公文打印出清样后,由文件拟稿部门(承办部门)负责校对。校对文件应认真仔细,按校对标准予以校正。
 
第二十七条  文印室根据校对文稿对文件予以修正后,通知校对人员再校对一遍,确认无误后,方可印制。
 
公文管理与归档
 
第二十八条   公文印制后,送行政科盖印寄发或发放。
 
第二十九条  公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,有关人员要注意做好保密工作,确保党和国家秘密的安全。
 
第三十条   公文办毕后,公文的底稿、正文及相关的背景材料,由文秘科安排人员负责管理,按时将公文以及相关材料立卷归档。
 
 
 
第三十一条   本规定解释权属党政办公室。
 
第三十二条  凡学院以前颁布的与本规定不一致的,以本规定为准。