国家行政机关公文处理办法条文释义

发布者:党政办发布时间:2010-11-16浏览次数:2886

1 范围
 
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
 
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
 
使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
 
本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。
 
(1)内容范围
 
内容范围只涵盖国家行政机关公文(以下简称公文)格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则,并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。
 
(2)适用范围
 
本标准适用于国家各级行政机关的公文,其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。
 
(3)特定范围
 
《办法》规定,少数民族自治地区公文可以同时使用少数民 族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同,执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。
 
2 引用标准
 
GB/T 1481997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸在本标准中引用的国家标准GB/T 1481997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》,主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸,在一般的公文用纸中,主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO 218等同采用过来的,因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中,公文用纸的纸型为A4型,即幅面尺寸为210mm×297mm,并规定各裁边的误差为土 3mm。因此GB/T 9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB/T 1481997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。
 
3 定义
 
本标准采用下列定义。
 
3.1 字 Word
 
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
 
3.2 行 line
 
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
 
在本标准中为确定公文中各项要素的位置,就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此,对于公文的横向描述形式就是字,纵向描述就是行。在这两项定义中,字指的就是汉字的横向距离。一行的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7/8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。
 
4 公文用纸主要技术指标
 
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m一80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%一90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.59.5。
 
由于公文的特殊地位,一方面要考虑其外观严肃、庄重,另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求,因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。
 
公文用纸的质量为60g/M280g/m2的胶版印刷纸或复印纸,是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g/m2的胶版印刷纸,一般公文用纸可以采用70g/m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法,各使用单位可根据自己的情况具体掌握,只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。
 
公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标,进行分析总结得来的。纸张白度如果过低,看上去纸张较黑,如同报纸一般,很不庄重;纸张白度过高,反光度加大,看上去晃眼,特别是在晚间,纸张白度过高,对视力影响很大,时间长了很不舒服。
 
横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆,必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转,如果公文用纸过脆,没看几次纸张就发生断裂,使公文不能完整地保存,将直接影响公文效力的发挥。
 
不透明度≥85%是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高,在正反两面所印的文字就会出现相互洇透,看上去文字很花很乱,导致印制质量不高,影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。
 
pH值为7.59.5是根据国家档案局制定的行业标准DA/T 11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。
 
这项行业标准规定,存档时间在200年以上的一般耐久纸,其用纸的pH值应为7.59.5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要,因此有必要对此项指标加以规定。
 
5 公文用纸幅面及版面尺寸
 
5.1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T 148。
 
5.2 公文页边与版心足寸
 
公文用纸天头(上白边)为:37mm±lmm
 
公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm
 
版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
 
本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型,而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。
 
作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑:
 
(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势
 
国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准,即ISO 262:1975,其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型 (2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用,即可容纳较多的信息,又大小适中,让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。
 
鉴于A4型纸是国际标准的纸型,因此得到各国和各国际组织的广泛应用,其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中,修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查,在所收集到的公文范例中,无一不是采用A4型纸作为公文用纸。
 
(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件
 
我国在1987年和1988年分别等效ISO 6716和ISO 216制定了我国国家标准GB/T 788和GB/T 148。但考虑到我国的实际情况,在这两项标准中,还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及,各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸,同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能,使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB/T 148和GB/T 788已作了修订,明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸,这也为我国公文用纸采用国际标准A4型,使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。
 
(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析 长期以来,我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。
 
用这种纸型印制的公文承载有效信息量小,不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格,还有用B5型纸与l 6开型纸混用的。纸型规格的不一,导致有的政府文件的前后页大小不一,公文质量受到影响,也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格,无论在哪里买到的A 4型纸其误差不会超过lmm,可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l 6开型公文用纸纸型,采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。
 
将公文用纸由l 6开型改为国际标准A4型,是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看,我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备,并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机,绝大部分都是以A4型作为基本纸型,很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新,可以印制A4型公文。
 
目前,淘汰16开型纸,采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。
 
6 公文中图文的颜色
 
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
 
公文在一般情况下,除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复,在此作总体规定。
 
7 排版规格与印制装订要求
 
7.1 排版规格
 
正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。
 
7.2 制版要求
 
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过lmm。
 
7.3 印刷要求
 
双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
 
7.4 装订要求
 
公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm,四角成90度,无毛茬或缺损。
 
长期以来,我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求,使得公文印制和装订不规范,质量差,也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来,主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。
 
(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定,是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下,应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时,就需要调整某一面的字数和行数,以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。
 
(2)在标准中给出制版要求,是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定,以保证公文印制质量,减少不合格公文的出现。
 
(3)在标准中给出印刷要求,是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的,在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标;这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是,为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致,在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标,只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文,就可以基本保证公文的颜色的相对一致。
 
(4)在标准中给出装订要求,是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存,对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现,一些公文在装订时不规范,散页明订的现象普遍,坏钉现象时有发生,钉锯的钉位也很不规范,因而导致公文掉页现象出现,直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定,就是对形成公文的最后一道工序严格把关,以保证公文的质量。
 
8 公文中各要素标识规则
 
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
 
本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分,是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中眉首、版记两个概念在公文印制行业已多年使用,主体是本标准提出的新概念。之所以这样划分,是为叙述方便,更重要的是这三个部分各有其特点,具有相对的独立性,界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定,掌握了本标准对眉首所合各要素位置的规定,就可以设计文件的红头部分(具体设计方法后文介绍)。
 
主体的特点是位置经常变动,依公文内容的长短而定。由于 公文实质性的内容均在此部分,称之为主体有其道理。
 
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷,版记的位置有一个位于哪一面的问题;如果公文有附件,版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。
 
用一个形象的比喻,眉首可称之为公文的头,主体称之为公文的身,版记称之为公文的脚。把公文各要素分为头、身、脚三部分,既便于从总体上掌握其联系,又便于对其进行解剖,掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点,也是本标准在结构上的最大特点。
 
8.1 眉首
 
8.1.1 公文份数序号
 
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。
 
并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份数序号,如国务院文件都编有份数序号。
 
编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候,就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此,发文机关在发文和收文机关在收文时,都要登记份数序号。
 
本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码,对编几位未作规定。
 
一般来说,应根据公文的份数来决定编几位,但至少应不少于两位,即1编为01,如果单编l,会使人不知其意,以为是误印上去的。对份数序号,有的是用印号机手工在成文上加盖,有的印刷设备带有印号功能,可以与成文同时印刷,对此本标准不作统一规定,公文印发机夫可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。
 
8.1.2 秘密等级和保密期限
 
如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第l行,两字之间空l字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第l行,秘密等级和保密期限之间用隔开。
 
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的 规定,涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明绝密、机密和秘密。绝密是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;秘密是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
 
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发 单位能够知道保密期限,可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限,在秘密等级和保密期限间用隔开。如:绝密3个月,意味着该公文属于绝密等级,保密的期限为3个月, 过期即可解密。在此需要说明的是,如不标识保密期限,秘密等级两字之间应空l字距离,如需标注保密期限,则秘密等级的两字间则不空l字距离,以使该字段不致过长。
 
8.1.3 紧急程度
 
如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
 
紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定,紧急公文应当分别标明特急、急件。具体特急和急件的时间要求是多少,由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。
 
如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时,按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。
 
8.1.4 发文机关标识
 
由发文机关全称或规范化简称后加文件组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
 
发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。
 
联合行文时应使主办机关名称在前, 文件二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
 
发文机关标识即人们通常所称的红头。它是由发文机关全称或规范化简称加文件二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。
 
有一些特定的公文在发文机关名称后面不加文件二字, 如国务院就有国务院任免通知红头形式,本标准给这类红头留了余地,未规定一律要加文件二字,但只限于特定的公文。一般来说,行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加文件二字。
 
发文机关标识的字体,本标准推荐使用小标宋体字,是因为小标宋体字显得庄重,其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分,应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。
 
发文机关标识的字号,本标准以22mm×15mm为高限,现行国务院文件的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限,就是要求除国务院文件以外,其他各级行政机关标识的字号要小于国务院文件,以显示国务院作为最高国家行政机关的地位,具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。
 
关于发文机关标识的位置,本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm, 也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意,即使上述3项要素均不需要标识,也要留出这段空白,也就是说,在设计文件红头时,发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm=62mm的距离。
 
第二种仅限于上行文,凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,即要留出80mm一25mm=55mm的空白供上级机关批示文件用,也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm=117mm。
 
各行政机关在设计文件红头时,两种形式均应具备,即平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm,上行文发文机关标识距上页边为117mm。
 
关于联合行文,本标准规定文件两字居于发文机关名称右侧上下居中。本标准还特别提出文件首页必须显示正文这一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联合行文),就可能出现把正文挤出首页的情况,而公文如果首页没有正文,使人一看首页还不知道文件内容是什么,是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文,发文机关过多只能挤发文机关,不能挤正文,可将发文机关字号缩小,行距缩小,直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。
 
8,1.5 发文字号
 
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号〔〕括入;序号不编虚位(即1不编为O01),不加第字。
 
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
 
发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字,第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有铁办、铁财等,铁代铁道部,办、财代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要,特别是知道了文件的主办部门是谁,可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次,如国务院发文的机关代字有国发、国函,国代国务院,而发和函则代国务院文件和国务院函这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多,可能各有所代的层次,但尽量以简化为好。
 
年份要用全称,不应简化,如87、93等均属标识不正确。年份应用六角括号〔 〕括起。注意六角括号不是数学公式的中括号,因为当引用公文时,标题后面的发文字号要用圆括号( )括起,如果年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。 因此称之为六角括号是基于与数学的中括号相区别。另外,二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起,今后也要按本标准的规定使用六角括号。
 
序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编,即是哪个部门主办的,只要是同一发文形式,就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号,是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位,不加第 (有的单位加字)等虚字,主要是讲究实用,尽量减少公文的字数。
 
发文字号的位置,本标准规定在发文机关标识下空2行,规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线,这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置,发文字号应标在第3行,并且不要紧贴红色反线,空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。
 
8,1.6 签发人
 
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
 
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第l行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
 
签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名,主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧,也就是要和发文字号同处在第3行,不过此时发文字号便不要居中了,要居左空1字,签发人则右空1字,这样排列起来对称、美观。还要注意签发人(会签人) 三字用仿宋体,签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。
 
如果有多个签发人,或者有的文件按规定还需要标注会签人,这时的标识方法是,发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行,文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置;其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列,最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列;如果3行位置放不下,将红色反线下移,但排列顺序和原则不变,发文字号居左空1字和签发人.姓名居右空l字的要求不变。
 
8,2 主体
 
8.2.1 公文标题
 
红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
 
本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识,居中排布。
 
应该说,在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下,居中排列不难做到,按居中键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开,则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如,本标准规定公文首页必须显示正文,这就是原则,任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下,必要时可作适当变通,如前所述发文机关多、签发人会签人多,本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多,都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定,如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定,签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定;标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样,在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法,因为格式毕竟是为公文的内容服务的,是为公文的办理服务的。
 
8.2.2 主送机关
 
标题下空l行,左侧顶格用3专仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
 
本标准规定主送机关在标题下空l行顶格标识,回行时仍顶格。本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法,即将主送机关移至版记中的主题词之下。如果因仅差一行就可以不挤出正文时,主送机关在标题下也可以不空1行,道理不再赘述。
 
标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如各省、自治区、直辖市人民政府。
 
8.2.3 公文正文
 
主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、 年份不能回行。
 
正文的标识方法同写信一样,在主送机关名称之下第1行开始标注,每起一自然段均要左空2字。本标准特意规定公文,中的数字、年份、(用阿拉伯数码标识的)均不能回行,这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纸漏,数字、年份回行权易出现差错,也易使读者看错。
 
8.2.4 附件
 
公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识附件,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如附件:1.×××××);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识附件,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
 
公文正文中有一些内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述,而又是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是,公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点,需要在公文正文之后标注附件的序号和名称,然后在附件同样标识附件的序号和名称,以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的.附件序号和名称与附件的序号和名称不一致,在法律意义上讲,可以不承认该附件是正文的附件,附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此,本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订;如果附件与正文不能一起装订,在附件上要标识所属公文的发文字号及附件二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定,如:附件序号用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定,正文后的附件标识要与正文空l行,左空2字;附件上的附件标识在左上角顶格第l行。
 
8.2,5 成文日期
 
用汉字将年、月、日标全;零写为O;成文日期的标识位置见8.2.6。
 
成文日期是公文生效的时间,是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间,在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性,本标准规定成文日期要用汉字书写,即俗称的大写,不能用阿拉伯数字与汉字混用,同时年、月、日要齐全。规定零要写成O,是因为零与汉字的另一种数字写法壹、贰、捌等是一个序列,而采用一、三、五这种写法用O比较协调。
 
由于印章一般要盖在成文日期上,成文日期要依印章的位置而定,这一点在8,2.6条会分别介绍。
 
8.2.6 公文生效标识
 
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
 
8.2,6.1 单一发文印章
 
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;力g盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。